属人化していた求人管理をシステム上で一元化、有効案件が2倍に。web集客へのスムーズな移行に加え、集客数もV字回復

導入事例まとめ

抱えていた課題

☑新規登録スタッフの数が減ってきており、web上でのスタッフ集客を強化したい
☑求人やスタッフ情報を各拠点で属人的な方法で管理していて、事業課題が分かり辛い

システム導入の目的

☑集客のデジタル化
☑データの一元管理による、本社や支店間でのスムーズな情報共有

導入プラン

☑応募管理 / 契約管理
☑HP連携オプション

導入効果

☑web集客にスムーズに移行ができ、求人掲載の工数も削減できている
☑営業マンが各自で管理していた求人データをシステム上で管理、豊富な案件を持つことで集客力はV字回復した

お話を伺った方

☑本社管理本部　労務管理課 課長　伊藤様
☑営業企画マーケティング部　笹川様

インタビュー

-マッチングッドを導入する前の課題は何だったのでしょうか？

だんだんと集客数が落ちていたことです。東北エリアは紙媒体がメインの集客方法でしたが、その当時Indeedが活発化してきた背景もあり、web集客に注力しなければいけないという課題がありました。それぞれの営業所で集客を行える紙媒体と違い、web集客は本社が一括で掲載作業をする必要があります。
そのため当時5~6ヶ所あった営業所の求人を、きちんと管理する必要がありました。

-求人やスタッフ情報はどのように管理されていたのですか？

スタッフや求人のデータがアナログな方法で管理されている状態でした。こちらも同様に課題となっておりました。
特に求人情報は営業メンバーがそれぞれ独自で管理していて、会社全体や営業所ごとに保有している案件は実際にどの位あるのかも分かりませんでした。そのため売上upのためのボトルネックも不明で、営業に対するマネジメントも根拠を持って行えない状態でした。

求人管理システムはWordPressを使用し掲載していました。そこで案件の管理や、新規登録してきたスタッフの管理も実施していたのですが、データの入力も手間がかかっていましたし、出力もテキストデータになっており非常に使いづらい状態でした。事業も拡大しており、新しい営業所も増えているフェーズでしたので、これ以上属人的な管理だと限界が来てしまうという懸念もありました。

-システム導入の決め手は何だったのでしょうか？

システムで情報を一元管理し、同時に求人情報はHPに連携したい。HPから登録してきたスタッフ情報も同時に管理していきたいという希望がありました。どのシステムが良いのかについては自社内でも調べましたが、専門家の意見が聞きたいと思い外部コンサルタントに相談したときにマッチングッドを紹介されました。これら弊社の要望が叶えられるという理由で、その当時からマッチングッドは第一候補でした。

-システムを導入されて、どのような効果がありましたか？

①案件データの属人管理をなくし、複数営業所のデータの見える化をすることによる案件数の増加
②web集客への移行成功とその後の求人媒体を掲載する工数の削減
③集客力のV字回復
④営業活動の効率化
⑤登録スタッフや既存スタッフの管理とフォロー
といった成果がありました。

①システムで管理することによる案件数の増加

以前のシステムは求人の入力に手間がかかるもので、営業マンは全部入力していませんでした。しかしマッチングッドは案件の入力がしやすいので、営業が個人のExcelなどで属人的に管理していたほとんどの案件をシステムに入力して管理することができるようになりました。こうして個人が抱えていた案件の見える化行った結果として、HPに掲載できる案件、つまり集客に使用する案件は約2倍になりました。集客においては、やはり保有している案件の数が重要になってくるので、ここは集客数の回復に効果的だったと思います。

②web集客への移行成功とその後の求人媒体を掲載する工数の削減

HPの改修と併せてHP連携のオプションを申し込みました。システムに入れた情報を自動的にHPにも連携させることで、大量の案件を常に最新の状態で掲載し続けることができるようになりました。スタッフ情報もシステム上で管理ができ、新しく登録してくれたスタッフにきちんとアプローチができるようになりました。

③集客力がV字回復出来たこと

求人媒体を変更した初めのうちは、普通はなかなか成果が出にくいと思いますが、①と②の施策のおかげで順調に集客数をV字回復させることができました。通常であれば求人媒体を掲載する工数もかかると思いますが、こちらが大きく削減できたことも助かっています。

④営業活動の効率化

派遣先リストも営業マンがそれぞれ管理していたのですが、本社が一括して管理できるようになりました。また案件のエクスポートもCSVやExcelで簡単にできるようになったり、場所や時間を選ばずに情報共有ができるようにもなったりしました。これらの結果、今までの営業活動もかなり効率化することができるようになりました。

⑤登録スタッフや既存スタッフの管理とフォロー

スタッフ情報の登録からアプライし契約帳票が可能となったので、業務効率UPやより手厚いフォローを実現することができました。

-今後の課題はありますか？

法人・介護施設の登録方法など、求人・スタッフ・会社情報の持ち方が独自の設定で複雑になってしまっているので、もっとクリアにすることで、マッチングを効率化できると考えています。ただ、導入当時にカスタマーサポートに電話をして設定周りは完了できたのですが、弊社の希望を伝えた上で、マッチングッドのサポート側で項目設計や運用方法の設計などを支援してくれる、サポートサービスがあれば(※1)ここまで複雑化はしなかったのではないかと思っています。
※1：導入当時。現在はサポートサービスを複数プラン用意しております。

先日10拠点目となる営業所も誕生しましたし、更に保有するデータ量は増えると考えております。有償のサービスとなってしまっても、コストとメリットを比較した上で再度設計のやり直しを検討し、マッチングの効率化から更なる事業拡大を目指していきたいと考えております。