業務効率化で1人分の工数削減に成功！従来の業務フローに合わせ現場のストレスなく導入できました。

御社について

弊社は2001年に人材紹介・派遣業をスタートいたしました。現在は9名で業務を行っておりまして、バックオフィス系のお仕事（一般事務、英文事務、OAオペレーター、翻訳・通訳など）を得意領域としております。また、今後はIT技術系に得意領域を拡大していこうと考えております。

-その他、御社の特色はございますでしょうか？

人材派遣事業、職業紹介事業ともに求職者様に対する、手厚いキャリア・コンサルティングと就業後のサポートに注力しております。大手人材会社様をご利用中の求職者様が、セカンド・オピニオンのように弊社をご利用になる事が多いです。

マッチングッド導入以前について

先ほども申し上げました通り、手厚いサポートを売りにしておりますので、業務が属人化し易いことが悩みでした。かといって画一的な業務システムに丸抱えされてしまうと、弊社のセールスポイントがスポイルされてしまうのではないか、という懸念がございました。

-現場の方が抱えられていた問題や改善点等はございましたか？

業務を効率化したいという思いの一方で、これまで積み上げて来たオペレーション手法を変える決断も難しく、属人化が進むことにより業務をシェアしたり、バックサポートを頼る事が出来なくなり、個々人にかかる責任と負荷が増しておりました。

マッチングッドに決めた理由

ASPサービスのためコストを抑えることができたことも決め手

システムを検討し始めたのは、2015年11月ごろです。当時業務に携わっていたのは、8名でした。個々人が抱える業務の可視化、ナレッジの共有を進めることで、業務負荷の分散を図るとともに、サービスの安定化を図りたいという思いから、システム導入を考え始めました。

-マッチングッドに決められた理由は何だったのでしょうか？

既存の業務フローを変えることなく、オペレーションのシステム化を進められることが一番大きな理由です。属人化していることを想定して、柔軟にオペレーションフローを組み上げられるシステムであるため、弊社の特色を残しつつ業務の最適化を進められる点が弊社の課題にマッチしておりました。

また、業界のトレンドに合わせて利用する外部サービスを切り替えて行かなくてはなりませんが、マッチングッドであれば基幹のシステムに据えたまま多様なサービスの導入を検討することが出来る点も大きなポイントでした。

ASPサービスのためコストを抑えることができたことも決め手となっております。

導入後

-導入後、社内での混乱はございましたか？

日常業務をしながらの導入だったため、既存のフローからスムーズに移行できるか心配でしたが、導入後、特に大きな混乱もなく移行できました。

ただ、自由度が高い分、自ら頭を使い試行錯誤をしながらオペレーションを組み上げる必要がありました。システムのポテンシャルを最大限まで発揮するには、各個人が自分の担当業務を俯瞰して整理し、業務分析をしなければなりませんでした。

-まだ使いこなせていない機能等ありますでしょうか？

事業の実績管理にマッチングッドのデータ集計機能を使いこなしたいのですが、導入前の集計手法が人手に頼りすぎていたため、未だに使いこなせておりません・・

-実際にマッチングッドを使われてみて、いかがでしょうか？

求職者へのご紹介から就業決定までのリードタイムが改善されました。

また導入前は、コンサルタント、コーディネーター、営業など、各担当者から細かくヒアリングしないと業務の状況が把握出来ませんでしたが、マッチングッドにより進捗の詳細は確認出来るため、ホウ・レン・ソウが必要最低限の情報で事足りるようになりました。

また、業務の繁忙から最低でも1名以上の増員が必要な状況でしたが、結果として、増員せずに済みました。

-マッチングッド導入以降、現場の方の業務のやり方に変化はありましたでしょうか？

これまでは情報を受け取る側のコミュニケーショ力に頼って情報連携をすることが当たり前でしたが、マッチングッドを用いることで、表現の正確性（統一性）、情報の網羅性を、情報を伝える側（システムに情報を入力する者）が意識するように変化したと感じています。

この変化は業務の効率化だけではなく、個々人の能力の向上につながるため、非常に良い変化だと感じています。