脱アナログで生産性up！事務作業の効率化と進捗管理、求人データの一元管理の実現がポイントに

導入背景と目的

抱えていた課題

・事務作業に時間を取られ、セールスタイムが確保できない
・データが活用できておらず、生産性が下がっている

システム導入の目的

・事務作業の工数を削減し、セールスタイムを捻出
・進捗管理の徹底し、対応スピード・網羅性を向上
・Excel等の求人データ一元管理による、マッチングの最適化・最大化

導入プラン

・派遣プランA（マッチングッド派遣）
・サクセスプラン（電話フォロー・定期ミーティング付き）

インタビュー

法人営業部　山脇様にお話をお伺いいたしました。

ーMatchingood導入前に感じていた事業課題を教えてください。

大きく2つあります。
1つ目は事務作業の効率化によるセールスタイムの確保です。営業事務の方が対応しきれない量の事務作業があり、営業担当が自分たちで対応していたので、営業活動に当てる時間が減っていると感じました。

2つ目はデータ活用による、さらなる生産性の向上です。
各データを様々なツールに分断して格納していたので、データの整理や探索に時間がかかっておりました。データを整理し、しっかり活用すれば生産性はもっと上がるはずだと感じていました。

ーデータの活用が生産性の向上につながるとは、どういった意味ですか？

1つ目が、進捗データを管理することで対応スピードと網羅性を向上させるということです。
派遣事業では求人や求職者を素早く、漏れなく対応することが成果に繋がると考えています。しかし弊社では、全員の求職状況や全体の対応進捗を管理しきれてはおらず、機会損失に繋がっていることもありました。進捗管理を可視化し、対応を素早く・徹底して行う必要があると思いました。

2つ目は、求人データの一元管理で、より最適なマッチングを生み出すということです。
求職者が応募した求人の職務内容がミスマッチだった時に、すぐに別の求人を提案する必要があります。しかし、求人情報の管理方法がExcelや紙など、営業担当ごとに属人化していました。より最適なマッチングを、より多く生み出すためには、全ての営業担当が持っている求人を一元管理する必要があったのです。

この2つを解決することで、機会損失を防ぎ、営業の生産性をもっと上げられると感じていました。

ー生産性向上の必要性に気付いたきっかけは何だったのでしょう？

社内では子供のいる女性が多く活躍しています。勤務時間に制限があり、決められた時間内で生産性を向上しようと強く意識しています。
そのため、どうすれば無駄な工数を削減できるか、より効率的に売上に貢献できるか、など「出勤時間の中で成果を最大化する方法」は常に考えている社風でした。

その結果、先ほどお話しした課題を解決するためにも、なんらかのシステムが必要なのではないかという話が出ていました。

ーどのようにシステムを選ばれたのでしょうか？

派遣業界やシステム選定は始めてだったのですが、営業メンバーの意見を聞き、取りまとめる立場として営業部の私が、3つのポイントを抑えながらシステム選定を開始しました。

まずは先程お話しした、工数削減や生産性向上を叶える機能が備わったシステムに絞っていきました。求人・求職者データの一元管理や進捗管理、マッチング機能に強いことが必須条件でした。

次に、コストパフォーマンスも重視していました。弊社は請求周りのシステムを別事業と併せて使っているのですが、マッチング周辺機能だけのプランを選べるので、他社と比較してもコストパフォーマンスが高かったです。
さらに派遣事業の請求を事業部で管理する必要が出た際は、すぐプランアップできる柔軟性も魅力的でした。

最後に、これはトライアルを使用して初めて分かったポイントだったのですが、導入後の実用性を考えるとシステムの使いやすさも欠かせませんでした。弊社はシステムに不慣れなメンバーも多かったのですが、直感的に操作できる画面は好評でした。複数社のトライアルを使ったのですが、実はその時点でメンバーの意見はマッチングッドに決まっていました。

ー現在の、そして今後のマッチングッドへご要望はありますでしょうか？

現在は本格運用開始に向けて初期設定中です。電話や定期ミーティングでのサポートプランをオプションでつけており、こちらからフォロー担当者へ不明点を確認するだけでなく、運用についての提案を受けることもあり、運用に乗るまでのサポート体制を整えてもらえているので満足しています。

今後としては、マニュアルの強化や進捗アラートの機能増強、ダッシュボードの項目追加などを希望しております。導入前にご説明いただいたので納得しており、かつ要望はすべて共有していますので、将来的にアップデートされることを期待しています。