事業拡大のための、デジタル化戦略。「マッチングッド」導入で、1カ月かけていた事務処理がほぼ1日で完結！

営業担当との伴走で作り上げた、「マッチングッド」カスタマイズ開発秘話

導入背景と目的

導入前の課題

・事業拡大に伴って増える事務作業を、デジタル化することで業務効率化を図りたかった

打ち手

・自社が目指す業務フローの実現のためにマッチングッドをカスタマイズする

導入効果

・事務業務の削減に成功。人でなければならない業務にリソースを集中できるようになった

紙ベースの管理のため、膨大な時間がかかっていた勤怠管理業務。効率化を目指し、システム導入へ

株式会社パーソナルアシスト、経営企画室長の唐木様にお話をお伺いしました。

マッチングッドの導入前に抱えていた課題を教えてください。

唐木様：
大量の紙を利用して集計していた勤怠管理業務に限界が来ていたということが大きな課題でした。集計業務は月末に集中するのですが、業績が伸びれば伸びるほど事務作業数も増えるため、バックオフィス担当者の負担が増えていました。
新型コロナの影響でリモートワーク・DX化の推進というわけではなく、コロナ禍以前から業務の効率化・生産性の向上に取り組んでおり、将来の事業拡大を見据えマッチングッドを導入させていただきました。

ー実際に導入してみていかがでしたか？

実は導入当初はせっかくある便利な機能を使いこなせていませんでした。マッチングッドは直観的でわかりやすい管理画面なので、基本の機能はすぐに使えるようになりました。基本の機能だけといっても、一定の業務効率化には効果を発揮している実感はあったのですが、私たちが理想とするオペレーションの水準には届かずにいました。

さらなる業務のデジタル化を推進し、生産性の向上を実現するためには、マッチングッドを完全に使いこなす必要があると感じ、ブレイン・ラボの営業担当者に相談したところ、細かくフォローしてくださり、そこからマッチングッドを中心とした社内の業務効率化が大きく動き出しました。

理想のオペレーション実現を目指し、マッチングッドのカスタマイズ開発に取り組む

ーどのようなきっかけでマッチングッドのカスタマイズ開発を検討されたのでしょうか？

唐木様：
マッチングッドの活用について相談していく中で、ブレイン・ラボの営業担当者からのカスタマイズの提案を受け、検討することになりました。
マッチングッドの導入検討のきっかけは、勤怠管理周りの事務処理の軽減でした。しかしマッチングッドの導入時の期待はそれだけにとどまらず、ビジネス全体の効率化や生産性の向上を狙っていました。
例えば、求職者との円滑なコミュニケーション方法の実現や、営業活動の効率化、リモート環境でも問題なく業務遂行できる環境の構築などをすることで、全社として生産性を上げて行きたいという期待があったのです。
当社の理想とする業務プロセスを実現するために、具体的にマッチングッドをどう使えばいいのかということをブレイン・ラボの営業担当の方に相談していく中で、カスタマイズがベストだという考えに至りました。

ーどのようなカスタマイズ開発を実施されたのでしょうか？

唐木様：
帳票など事務業務の効率化に関わる部分から始まり、求人紹介ページとの連携や最適化、別途利用しているマーケティングツールとの連携など多岐にわたって開発をしました。
求人紹介ページについては、見出しの自動生成や、求職者に合わせたレコメンド機能、SEO対策に関わるところまで、幅広くカスタマイズ開発を依頼しました。

ーカスタマイズ開発の依頼をする上で苦労された事はありましたか？

唐木様：
開発の要件定義については私たちだけでは難しかったと思います。
課題解決策として、システムを通してやりたいことは明確だったのですが、それをシステムの機能に落とし込むには知識が必要です。そのあたりも、ブレイン・ラボの担当者に細かいフォローをお願いしました。

実は当初は社内で機能定義をしようとしていたのですが、早々に壁にぶつかりました。そこでブレイン・ラボの担当者へ実現したいオペレーションをお伝えしたところ、イメージにかなり近い提案をしてもらえたことで、開発に向けて大きく動き出すことができました。最終的に複数の開発を実施しましたが、営業担当者の方に伴走いただけたことは心強く感じました。

ー実際の運用状況はいかがでしょう？

唐木様：
今まで事務作業に追われていた時間を、営業活動やスタッフフォローなど、有効に使えるようになりました。ある事務作業については、ほぼ1ヵ月かけて行っていたものが1日で完結できるなど、大幅な効率化につながっています。

求人ページやマーケティングツールとの連携もスムーズにできています。スタッフや求職者の方が利用するシステムも、使いやすさ向上にむけてカスタマイズし、以前よりもさらにエントリーから就業決定までの流れが快適になったかと思います。

業務効率化により、これまで以上に、クライアントやスタッフ・求職者と向き合い、介在価値を生む部分にリソースを集中できているため、今後の事業拡大に向けてのオペレーション体制の構築が整いつつあります。

AI活用などを視野に入れ、デジタル上でクライアントや求職者ともスムーズに繋がる世界を実現したい

ー今後、さらに取り組みたいことなどがあれば、教えてください。

唐木様：
今後も社内の業務効率化だけでなく、クライアント企業やスタッフ・求職者が関わる部分も含め、社内全体でさらにデジタル化を推進していきたいと考えています。まだまだ業務効率化にむけたシステムの活用余地はあると思っています。

例えば、クライアントの人事担当の方の求人票を作成アシストする機能があればと考えています。法律に則った表記であることはもちろん、求職者に企業や仕事の魅力が伝わるような文章にしなければなりません。相当な時間が使われているはずです。求人票作成のためのアシストできる機能を開発することで、当社に依頼するハードルが下がり、もっと気軽に求人依頼をいただけるのではないかと考えています。

求人票作成のアシスト機能にも必須なのがAIの活用です。今後はAIを利用したシステム開発も視野に入れております。定型的な業務などはどんどん効率化を行い、スムーズなデジタルコミュニケーションを実現しつつ、スタッフ・求職者との面談やフォローなど人が関わるべき部分へ時間を投資していきたいと思います。